Checker: guida pratica

INDICE

Come funziona l’App Checker

01.
Login

 

Per eseguire il login inserire: e-mail, password e nel campo Azienda digitare “emergenzacovid19”. Accedi

Scarica l’app

02.
Homepage

 

La homepage dell’app è composta da due parti:

  • il Calendario dove si visualizzano gli audit pianificati (questa funzione non è disponibile nella versione gratuita)
  • l’Archivio

Nella home, tramite il bottone “Nuova checklist”, si inizia la checklist.

Nella versione tablet il bottone è nel menù a tendina in alto a sinistra.

Il menù, attivabile con l’icona in alto a sinistra, presente sia nella versione smartphone che in quella tablet, permette di:

  • tornare nella home page da qualunque sezione dell’app
  • iniziare una nuova checklist (“crea nuova checklist”)
  • sincronizzare i dati trasferendoli nel cloud
  • accedere alle impostazione
  • disconnettere l’account (“Logout”)

L’Archivio presenta la lista delle checklist in bozza e completate.

Ciascun elemento della lista mostra: il titolo della checklist e il luogo in cui è stata eseguita; lo stato (bozza o completata); l’informazione sullo stato di sincronizzazione. Se la checklist non è sincronizzata allora, anche se completata, non è stato prodotto il verbale (punto 11). 

Il tap su ciascun item visualizza, se presente, il verbale dell’autovalutazione. E’ possibile eliminare una bozza premendo l’item per circa 1 secondo.

03.
Inizio Checklist

 

Avviata la compilazione della checklist, scegliere il punto di ispezione che sarà oggetto dell’audit.

Selezionare la checklist “Autovalutazione diffusione COVID-19 negli ambienti di lavoro”.

Quando si inizia una checklist in un punto di ispezione che precedentemente ha subito un audit, l’app permette di scegliere se iniziare una nuova checklist oppure se partire con una base già precompilata (Follow Up). In questo caso ciascuna domanda, viene impostata con le risposte date durante l’ultimo controllo eseguito e l’utente può fare le opportune variazioni esclusivamente quando cambia la risposta.

04.
Copertina

 

Nella copertina vengono presentati i dati precedentemente selezionati e data, ora di avvio checklist e nome di colui che esegue il controllo tramite app. Se presente, il bottone “verbale precedente” permette di consultare il verbale prodotto al termine dell’ispezione precedente.

05.
Compilazione Checklist

 

Per rispondere ad una domanda, cliccare sul “pollice che indica verso l’alto” in caso di risposta positiva, “pollice in giù” in caso di risposta negativa, “occhio sbarrato” per rispondere “Non applicabile”.

E’ possibile rispondere “Non applicabile” anche a tutte le domande di una intera sezione e, in questo caso, cliccare l’icona a forma di occhio sbarrato posizionato sulla fascia grigia di fianco al titolo della sezione.

Quando presenti per ciascuna domanda sono presenti i bottoni “info” e “allegati”: “info” mostra una descrizione aggiuntiva che accompagna la domanda, “allegati” permette di accedere alla lista dei documenti (pdf, doc, immagini) collegati alla domanda.

Alcune domande sono risposta multipla o testuale.

Quando si rileva una non conformità (icona rossa che rappresenta un pollice rivolto verso il basso), si apre il dettaglio dove inserire eventuali commenti e/o immagini scattate sul posto o recuperate dalla galleria di immagini del device.

Riprendendo un’immagine allegata è possibile aggiungere annotazioni grafiche per evidenziare eventuali dettagli.

06.
Termine Compilazione

 

Date tutte le risposte, appare il bottone “piano d’azione” (posizionato in basso al centro) che permette di accedere all’omonimia area.

L’accesso al Piano di Azione, non permette successive modifiche alla checklist.

07.
Definizione del Piano di Azione in App

 

Nel Piano di Azione vengono elencate tutte le non conformità rilevate durante la compilazione della checklist.

Per ogni domanda con esito negativo, l’applicazione visualizza i commenti e le fotografie caricate in fase di rilievo.
L’utente quindi compila i campi CHI, COSA e QUANDO:

  • nel campo CHI l’utente inserisce la mail del responsabile dell’azione correttiva, ovvero colui che ha la responsabilità della gestione della non conformità rilevata;
  • nel campo COSA l’utente inserisce l’esatta azione o le indicazioni utili al responsabile dell’azione correttiva;
  • nel campo QUANDO l’utente inserisce la data limite entro quando il responsabile dovrà eseguire l’azione correttiva. I tre campi sono obbligatori.

Il bottone “Imposta come risolto subito” permette di segnalare che la non conformità rilevata viene risolta al momento dell’audit. Non è quindi necessario compilare i campi CHI, COSA e QUANDO. Nel verbale verrà comunque tenuta traccia del problema riscontrato.

08.
Termine Piano di Azione

 

Definite tutte le azioni correttive per ciascuna non conformità riscontrata e quindi completato il Piano di Azione, si procede all’ultima fase dell’audit.

09.
Altri Commenti e Destinatari

 

Per concludere la checklist, l’auditor può inserire ulteriori commenti (campo facoltativo).

La voce “destinatari” permette di indicare le persone che riceveranno la mail con allegato il verbale in formato PDF della checklist conclusa. Il bottone “Aggiungi Destinatari” permette si aggiungere ulteriori destinatari della mail.

Infine, scelti i destinatari, si dà la possibilità di aggiungere un testo conclusivo che verrà visualizzato nel corpo della mail contenente il verbale (campo facoltativo).

Prima di inviare definitivamente la mail e il verbale allegato, l’app richiede l’autorizzazione all’invio sottolineando che una volta terminata la checklist non sarà più possibile tornare indietro per apportare eventuali modifiche.

10.
Sincronizzazione

 

Per completare l’invio l’app effettua una “sincronizzazione”. La sincronizzazione avviene automaticamente ad ogni login.

La sincronizzazione è utile per inviare alla piattaforma in cloud tutte le informazioni rilevate e a scaricare eventuali aggiornamenti della checklist. 

Si tenga presente che l’app salva in automatico ogni passaggio eseguito dall’utente. La checklist quindi viene costantemente salvata come bozza ed è quindi possibile riprenderne la compilazione nella dalla sezione “archivio” in “home page”.

11.
Verbale

 

Al termine della compilazione di una checklist, la piattaforma Checker crea un documento PDF che contiene:

  • data ispezione, ora di inizio e fine, utente che ha completato la checklist, responsabile del punto di ispezione, esito ispezione (percentuale domande conformi e non conformi).
  • risposte date a tutte le domande/punti del protocollo della checklist corredate di eventuali commenti e immagini
  • elenco delle non conformità rilevate con le azioni correttive inserite nel Piano di azione

12.
Invito a Collaborare

 

Il sistema invia una notifica via e-mail ai responsabili delle singole azioni correttive invitandoli a collaborare alla piattaforma.
I responsabili, destinatari delle azioni correttive, possono gestire le attività di loro competenza accedendo alla piattaforma Checker tramite browser come indicato nel messaggio mail.


Il mittente del messaggio e-mail è checker@tab4.it . Se il responsabile dell’azione correttiva non riceve l’e-mail, consigliamo di controllare la posta indesiderata autorizzando il mittente per invii successivi.

Come funziona il Piano di Azione

01.
Primo Accesso alla Gestione delle Azioni Correttive

 

Al primo accesso alla piattaforma Checker, il responsabile di una azione correttiva deve impostare una password. Per semplificare la dinamica di interazione con Checker, quando si utilizza lo stesso computer, l’utente non deve effettuare nuovamente il login.
Una volta effettuato l’accesso, l’utente potrà modificare la password. 

02.
Gestione Azione Correttiva

 

Una volta eseguito il login, il responsabile dell’azione accede all’azione a lui assegnata. L’azione correttiva riporta le informazioni inserite dalla persona che ha effettuato i controlli durante la compilazione della checklist usando l’app Checker. Il bottone +, in basso a destra, permette di visualizzare le tutte le informazioni, come commenti, foto o allegati.

03.
Dettaglio ed Esecuzione Azione Correttiva

É compito del responsabile dell’azione correttiva impostare che l’azione richiesta è stata eseguita oppure non eseguita. La persona può anche inserire un eventuale feedback testuale, o allegare documentazione sotto forma di file (file supportati: png, jpg, pdf).  

Con il bottone “invia”, il responsabile completa l’azione richiesta e il sistema invia una notifica alla persona che precedentemente ha eseguito il controllo usando l’app Checker.

La notifica via mail lo avvisa che l’azione assegnata è stata eseguita o non eseguita. La mail permette di accedere tramite link alla stessa azione correttiva gestita potendo visualizzare gli eventuali feedback e i file caricati dalla persona che ha gestito l’azione correttiva. Se richieste, le credenziali d’accesso al sistema sono quelle utilizzate per accedere all’app.

Nella pagina visualizzata, la persona che ha effettuato il controllo può prendere visione di quanto fatto e decidere di:

  • approvare definitivamente quanto eseguito (comando Chiudi)
  • riaprire l’azione correttiva (comando Riapri).
  • Assegnare l’attività ad un’altra persona o modificarla (icona di editing collocata in alto a destra)

04.
Filtri

 

In ogni momento l’utente che ha in carico la risoluzione di azioni correttive o che le deve approvare, può accedere all’archivio di tutte le azioni di sua competenza utilizzando il bottone “vedi tutte”.

La pagina offre diverse modalità di filtro come: punto di ispezione, checklist, scadenza, priorità, assegnato da/a e lo stato.

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